Quelle: iStock.com/ Ridofranz

Professionell Telefonieren: Tipps für das richtige Verhalten am Telefon

9. März 2022 Veröffentlicht von Raphael Doerr

Telefonieren kommt nicht aus der Mode, denn spätestens seit Beginn der Pandemie wurde das Telefonieren für viele wieder zu einem der wichtigsten Alltagsbegleiter – beruflich sowie privat. Genau wie in einem persönlichen Gespräch ist beim Telefonieren die richtige Kommunikation sehr wichtig. Dazu hat Gigaset bereits vor einigen Jahren wertvolle Tipps zusammengestellt, die vor kurzem wieder in der Online-Ausgabe der reichweitenstarken Wochenzeitung ComputerWoche aufgegriffen wurden. Zu diesem Anlass fassen wir die wichtigsten Tipps für professionelles Telefonieren noch einmal zusammen.

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance! Wer beruflich viel telefoniert, kann den Erfolg und die Qualität seiner Gespräche deutlich verbessern, indem er folgende Regeln beherzigt:

Grundsätzliches

Unterdrücken Sie Ihre Rufnummer nicht. Ihr Gegenüber möchte sicher wissen, wer anruft.
Halten Sie vereinbarte Rückruftermine ein.
Lassen Sie den Gesprächspartner nicht unnötig in der Warteschleife hängen.
Machen Sie sich Notizen während des Gesprächs.

Gespräche konzentriert führen

Stellen Sie eine geräuscharme Umgebung sicher, bevor Sie zum Hörer greifen.
Nehmen Sie das Gespräch erst nach dem 2. oder 3. Klingelzeichen an, dann sind beide Gesprächspartner konzentrierter.

Die Begrüßung – der erste Eindruck zählt

Stellen Sie sich deutlich vor und begrüßen Sie Ihr Gegenüber freundlich.
Reden Sie nicht ohne Punkt und Komma drauf los, sondern finden Sie einleitende Worte und nennen Sie den Grund Ihres Anrufs.
Fragen Sie sofort nach, wenn Sie den Namen Ihres Gesprächspartners nicht verstanden haben, nicht erst am Ende des Telefonats.

Für einen guten Gesprächsverlauf sorgen

Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit Namen an.
Achten Sie auf eine deutliche Aussprache und lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden.
Konzentrieren Sie sich und sprechen Sie souverän und selbstsicher.
Sprechen Sie in einer angenehmen Lautstärke. Zu lautes Sprechen kann als unangenehm empfunden werden.
Vermeiden Sie extremen Dialekt.
Seien Sie freundlich und lächeln Sie, Ihr Gesprächspartner wird es hören.
Hören Sie aktiv und mit Interesse zu, auch das merkt Ihr Gesprächspartner.
Kündigen Sie an, wenn Sie auf Lautsprecher schalten und stellen Sie neue Gesprächspartner vor.
Fassen Sie sich möglichst kurz und lassen Sie keine langen Pausen entstehen.
Verwenden Sie keine Abkürzungen, Fremd- oder Insiderwörter, die vom Gesprächspartner nicht verstanden werden.
Sagen Sie nicht zu häufig „ich“ – das wirkt oft unhöflich.
Beschäftigen Sie sich nebenher nicht anderweitig, denn der Gesprächspartner merkt dies.
Klemmen Sie den Hörer nicht zwischen Schulter und Kinn, da dies die Stimme verzerrt. Verwenden Sie stattdessen ein Headset.
Vermeiden Sie es, während des Telefonats zu essen, zu trinken, zu rauchen oder Kaugummi zu kauen das sorgt nicht nur für unangenehme Geräusche, sondern ist auch äußerst respektlos.